Heel België keek vrijdagavond reikhalzend uit naar de resultaten van de Veiligheidsraad. De kritiek op de manier van communiceren van deVeiligheidsraad en de eerste minister was al enkele dagen en weken toegenomen. Hoe zouden ze het deze keer aanpakken?

Voor velen was de voorstelling zelf een absolute anticlimax. Communicatiespecialisten hekelen de manier waarop het gebracht werd en ook over de gebruikte presentatie zijn veel berichten verschenen. Weinig in een positieve zin. Ook ik gaf in een post op LinkedIn mijn mening daarover en eerlijk gezegd, nog nooit eerder kreeg ik zoveel reacties.

We zijn enkele dagen verder en ik wil het nu even positief en adviserend benaderen. Hoe hadden ze dit anders kunnen aanpakken? Hoe hadden ze de voorstelling kunnen gebruiken als een momentum van leiderschap en duidelijke communicatie?

Splitsing van inhoud

Vrijdagavond 24 april 2020 was voor premier Wilmès hèt moment om daadkrachtig als leider van ons land op te treden. Heel het land zat te wachten op de boodschap over hoe we de komende weken en maanden verder zullen gaan. In plaats van alles in een twee uur durende, saaie voorstelling te brengen, hadden ze de inhoud ervan beter gesplitst in verschillende delen en sprekers.

A) Een krachtige toespraak door eerste minister Sophie Wilmès. Beginnen met een toespraak zoals we dat gezien hebben van de heren Rutten en Macron. Om de bevolking te bedanken, op te roepen en hoop te geven. En dat doe je dan uiteraard het beste zonder PowerPoint…

1. Bedanken om wat er al gebeurd is door de bevolking. Bedanken van de mensen die in de frontlinie staan. Bedanken van ouders die werken én tegelijk hun kinderen les geven. Bedanken van onderwijzend personeel die alles doen om het onderwijs zo goed als mogelijk te laten doorgaan...
2. Oproepen om niet op te geven, want we zijn er nog niet. Oproepen om elkaar en vooral de mensen die dit het hardste nodig hebben, te blijven helpen.
3. Hoop geven dat we dit samen zullen overkomen en dat we daarvoor een plan klaar hebben. Een plan dat bestaat uit 3 fases en bijbehorende data. Een plan waarbij zoveel mogelijk rekening gehouden wordt met alle bevolkingsgroepen. Een plan waar de veiligheid van iedereen voorop blijft staan. Maar waarbij we ook de economie zo snel mogelijk en op een veilige manier op gang willen trekken.

Een toespraak waarin ze het volk recht in de ogen kijkt en direct en daadkrachtig aanspreekt.

B) Inhoudelijke uitleg over het verloop en de voorwaarden van de afbouwstrategie.

Gedetailleerde uitleg over de verschillende fases die het plan omvatten. Duidelijk stap voor stap uitgelegd wat we de komende weken en maanden mogen verwachten. Dit deel had ze perfect volledig kunnen overlaten aan de ministers van de deelstaten en/of andere experten uit de Veiligheidsraad. Daarbij durf ik ook de vraag te stellen of deze toelichting al volledig moest gegeven worden op vrijdagavond om 22 uur. Misschien had hiervoor ook een moment de dag erna gekozen kunnen worden. Maar dat is een andere discussie.

In deze fase (om het mooie woord nog maar eens te gebruiken) is het natuurlijk noodzakelijk om met een sterk ondersteunende en grafische PowerPoint de boodschap kracht bij te zetten. Een rustige opbouw met grafische elementen en kernwoorden. Een presentatie waarop alleen de noodzakelijk informatie staat en die de gesproken boodschap versterken. We hebben de kern van het verhaal even in een nieuwe design gegoten.

Splitsing van taal

We leven nu eenmaal in een land met drie officiële talen en daar moet, bij een officiële toespraak, rekening mee gehouden worden. Maar een Nederlandstalige aan het woord laten en daar Franstalige slides bij laten zien, werkt echt niet. Het zaait alleen maar verwarring. We proberen te luisteren en de slides te begrijpen in één beweging en dat is zelfs voor mensen die perfect tweetalig zijn quasi onmogelijk.

1. Krachtige toespraak Eerste minister Sophie Wilmès is zeer goed tweetalig en had haar krachtige toespraak perfect in twee talen kunnen geven. Evenredig afwisselen en, indien nodig, een stukje herhaling bij het wisselen van taal. Een toespraak die ze niet afleest maar die ze met eigen woorden rechtstreeks richt aan de bevolking. Omdat zo'n toespraak geen PowerPoint nodig heeft, hoeven we ons over de slides ook geen zorgen te maken.
2. Inhoudelijke uitleg Het belang van deze informatie staat boven de absolute correctheid van de tweetalige protocollen. Door dit te laten uitleggen door de ministers van de deelstaten had dit perfect eentalig kunnen verlopen in parallelle sessies. Hiermee verdwijnt ook het probleem van meertalige slides.

Controle en controleren

Bij een presentatie waar je reputatie van afhangt, is controle en controleren erg belangrijk. Je wil niet gepakt worden op onderdelen van je presentatie die de aandacht van de kern van de boodschap weghalen.

1. Setting - check de setting van hoe de presentatie gehouden en uitgezonden wordt. In het geval van de persconferentie was duidelijk dat het scherm gesplitst zou worden in een headshot van de spreker, twee doventolken en de presentatie. Ze hadden dus kunnen kijken wat het resultaat zou geven met de gebruikte presentatie.
2. Taal - fouten in vertalingen liggen in beide landsdelen erg gevoelig. Binnen een nationale regering moeten er voldoende native writers / speakers zijn die dit in correct Frans en Nederlands kunnen opmaken. Dergelijke fouten leiden af van de boodschap.
3. Taalfouten - net als vertalingsfouten zijn taalfouten erg vervelend. Er wordt door de ene al zwaarder aan getild dan de andere, maar bij een presentatie van nationaal belang moet dit vooraf goed gecontroleerd worden.
4. Presentatieskills - het is niet iedereen gegeven om een krachtige presentatie te geven. Maar het is wel iedereen gegeven om dit zo goed mogelijk aan te leren. Contact maken met je publiek.
5. Tijdig beginnen - Aangezien delen van de aanbevelingen al dagen voordien waren uitgelekt, kunnen we ervan uitgaan dat op dat moment ook delen van de PowerPoint al hadden gemaakt kunnen worden. Wacht je tot het laatste moment dan is het moeilijk een iets deftigs van te maken. Het is te belangrijk...

Dit zijn natuurlijk maar enkele aanbevelingen en houden geen rekening met protocollaire richtlijnen of politieke agenda's. Dat is ons voordeel. Maar het zorgt wel voor een meer professionele uitstraling en vooral duidelijke overdracht van de informatie.

Iedereen kan een PowerPoint maken maar als je reputatie ervan afhangt dan laat je dat beter over aan een expert. Wij staan 24/7 ter beschikking van de eerste minister en de Veiligheidsraad.