How it works

Wie zijn wij?

Smartpresentations bv ("wij", "ons") is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven (de "verwerkingsverantwoordelijke").
  • Maatschappelijke zetel: Kleinhoefstraat 11, 2440 Geel
  • Ondernemingsnummer (KBO): BE 0867.527.913
  • E-mail: info@smartpresentations.be
  • Telefoon: 09 329 66 83
  • Website: www.smartpresentations.be
Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, ras, geloofsovertuiging of politieke voorkeur), tenzij dit wettelijk verplicht is of u ons die uitdrukkelijk en vrijwillig bezorgt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met onskunnen wij de volgende gegevens verwerken:
  • Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
  • Klant- en facturatiegegevens: ondernemingsnummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, bestel- en betaalhistoriek
  • E-mail: info@smartpresentations.be
  • Communicatiegegevens: de inhoud van e-mails, contactformulieren, offerteaanvragen en andere correspondentie
  • Technische gegevens bij websitebezoek: IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina's, datum en tijdstip van uw bezoek (zie ook de cookieverklaring hieronder)
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

Waarvoor en op welke rechtsgrond gebruiken wij uw gegevens?

Wanneer een verwerking op uwtoestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit doetgeen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Doel
Rechtsgrond (AVG)
Uitvoeren van een overeenkomst: leveren van  producten/diensten, klantenbeheer, facturatie
Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
Beantwoorden van vragen en offerteaanvragen
Precontractuele maatregelen / gerechtvaardigd belang
Boekhouding en fiscale verplichtingen
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)
Direct marketing aan bestaande klanten (bv. nieuwsbrief)
Gerechtvaardigd belang, steeds met mogelijkheid tot uitschrijven
Nieuwsbrief aan niet-klanten
Toestemming (art. 6.1.a)
Analytische cookies
(Google Analytics 4)
Toestemming (art. 6.1.a)
Beveiliging van website en systemen, fraudepreventie
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen ze uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is met:
  • Verwerkers die in onze opdracht werken, zoals onze hostingprovider, e-mail- en nieuwsbriefdienst, boekhoudsoftware en IT-leverancier. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst die de bescherming van uw gegevens garandeert. Onze belangrijkste verwerkers zijn Webflow, Inc. (hosting van de website en verwerking van formulierinzendingen, waaronder contactaanvragen en nieuwsbriefinschrijvingen), Campaign Monitor (verzending van onze nieuwsbrief) en Teamleader (CRM, klantenbeheer en facturatie).
  • Professionele adviseurs zoals onze boekhouder, advocaat of verzekeraar, voor zover noodzakelijk
  • Overheidsinstanties, uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Doorgifte buiten de EER

Wij geven uw gegevens in principe niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Maken wij toch gebruik van een dienstverlener buiten de EER (bijvoorbeeld een Amerikaanse clouddienst), dan gebeurt dit enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC's).
Concreet: onze website wordt gehost door Webflow, Inc. (Verenigde Staten). Webflow is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, en wij sloten met Webflow een verwerkersovereenkomst.
Onze nieuwsbrief versturen wij via Campaign Monitor, waarbij gegevens buiten de EER kunnen worden verwerkt; dit gebeurt op basis van standaardcontractbepalingen. Google LLC (Google Analytics) is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld:
  • Klant- en facturatiegegevens: 10 jaar, conform de fiscale bewaarplicht
  • Prospect- en contactgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste betekenisvolle contact
  • Nieuwsbriefgegevens: tot u zich uitschrijft
  • Cookies: zie de bewaartermijnen in de cookietabel hieronder

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder:
  • Beveiligde verbindingen (SSL/TLS) op onze website
  • Toegangsbeheer: enkel bevoegde personen hebben toegang tot uw gegevens
  • Up-to-date software, wachtwoordbeleid en regelmatige back-ups

Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Iedereen die binnen Smartpresentations bv of in onze opdracht toegang heeft tot persoonsgegevens, is gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor de doeleinden beschreven in deze verklaring.

Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
  • Recht op inzage — weten welke gegevens wij van u verwerken
  • Recht op verbetering — onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen
  • Recht op wissing ("recht op vergetelheid")
  • Recht op beperking van de verwerking
  • Recht op overdraagbaarheid — uw gegevens in een leesbaar formaat ontvangen
  • Recht van bezwaar — onder meer altijd tegen direct marketing
  • Recht om uw toestemming in te trekken, op elk moment
U oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar info@smartpresentations.be. Om uw identiteit te controleren kunnen wij een bewijs van identiteit vragen. Wij antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.
Bent u van mening dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen beslissingen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanzienlijke mate treffen.

Minderjarigen

Onze website en diensten richten zich niet op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar (de Belgische leeftijdsgrens voor digitale toestemming) zonder toestemming van een ouder of voogd. Vermoedt u dat dit toch gebeurd is, contacteer ons dan via info@smartpresentations.be, zodat wij de gegevens kunnen verwijderen.

Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of gewijzigde diensten. De meest recente versie staat steeds op www.smartpresentations.be. De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan dit document.

A strong presentation starts with a good conversation.

Book a kick-off and we'll talk about your presentation.

Have a presentation made
Have a presentation made

Q&A

Answers to your most pressing questions

How does a collaboration with Smartpresentations work?

We start with a kick-off meeting to discuss your objectives, audience and style. Then we build step by step on structure, design and technical development, with enough feedback moments in between.

How quickly can you deliver a presentation?

That depends on the size and complexity of the project. For urgent assignments we move quickly and look together for a workable timeline. We always communicate transparently about timing.

Can I continue working on the presentation myself afterwards?

Absolutely. You receive a fully editable PowerPoint file with which you can easily adjust content or add slides yourself afterwards.

What makes Smartpresentations different from a traditional design agency?

We don't just design slides, we think along about your message, target audience and story. The combination of storytelling, design and PowerPoint expertise is unique and is reflected in every end result.