• by: Harald
  • July 1st, 2020
  • Category: Tips

Een webinar organiseren van A tot Z


Een webinar veel weg heeft van een gewone fysieke presentatie, toch zijn er specifieke elementen die kenmerkend en uniek zijn voor het format en waarmee je beter rekening houdt.

Een webinar organiseren van A tot Z

Meer en meer bedrijven vinden de weg naar het organiseren van een online webinar om hun medewerkers en (potentiële) klanten te bereiken. Daarmee wordt het online vergaderen – dat steeds meer ingeburgerd raakt – naar een hoger niveau getrokken. Tijdens zo'n webinar kunnen deelnemers een online presentatie volgen, vragen stellen en interactief deelnemen. En alhoewel een webinar veel weg heeft van een gewone fysieke presentatie, zijn er toch specifieke elementen die kenmerkend en uniek zijn voor het format en waarmee je beter rekening houdt.  

Waarom is het organiseren van een webinar een goed idee? 

Veilig 
Het geven van een webinar is in het post-coronatijdperk een erg veilige manier om een grotere groep mensen bij elkaar te brengen en te informeren. Je hebt geen evenementenlocatie nodig waar honderden mensen bij elkaar zitten. Iedereen pikt gewoon vanop zijn eigen bureaustoel in, thuis of op het werk. 

Kwalitatief 
Het geven van een webinar is anders dan een fysieke bijeenkomst maar indien goed opgebouwd en gebracht met de nodige technische ondersteuning, wordt het als even kwalitatief ervaren door de deelnemers.  

Bereikbaar 
Omdat een webinar online verloopt, zijn alle afstanden en fileproblemen verdwenen. Iedereen met een internetverbinding in huis kan deelnemen, ongeacht de locatie. En laat dat nu ook net een ecologisch steentje bijdragen aan het milieu.  

Bereik 
Omdat je niet meer gehinderd bent door een specifieke locatie, is je bereik quasi onbeperkt. Je poule van mensen die kunnen deelnemen wordt met een webinar dus veel groter. 

Waarmee rekening houden bij het opzetten van een webinar? 

Voor veel mensen is het volgen van een webinar een nieuwe ervaring.  Daarom is het belangrijk om bij het begin van de webinar duidelijke afspraken met je publiek te maken. Zo weten ze meteen wat hen te wachten staat en hoe het verder zal verlopen. Denk hierbij aan:  

  • de duur van de webinar
  • hoe en wanneer er vragen gesteld kunnen worden
  • wordt de webinar al dan niet opgenomen
  • microfoon uitzetten (mute)
  • … 

 Er zijn vier grote blokken waarmee rekening moet gehouden worden bij het organiseren van een webinar: 

  1. Verhaal
  2. Presentatie (PowerPoint)
  3. Presenteren
  4. Techniek 

Het verhaal 

De aandachtsspanne bij een online presentatie is minder lang dan bij een fysieke presentatie.   

Hierdoor moet je een pak specifieker en directer zijn in je verhaalopbouw. Geef je publiek van bij het begin een duidelijke kapstok. Dat doe je door in het begin van je presentatie duidelijk te maken wat de doelstelling is van de presentatie. Bepaal een duidelijke kernboodschap en stuur je deelnemers met enkele concrete to do's of huiswerk naar huis. 

De presentatie 

Omdat je publiek je presentatie volgt via een platform op het computerscherm, zal de PowerPoint niet het volledige scherm beslaan. Let er dus op dat de tekst die op de slides staat goed leesbaar is. Dit doe je door enerzijds niet te veel tekst op je slide te zetten en anderzijds een lettertype te gebruiken dat groot genoeg is.  

Hoe visueler je slides zijn, hoe meer ze ondersteunend werken en hoe beter je de aandacht van het publiek zal houden. Ook het gebruik van iconen en andere grafische elementen maakt de slides meer aantrekkelijk. Bovendien zorgt dit ervoor dat jij spontaner je verhaal kan vertellen en niet vervalt in het aflezen van je slides. 

Door interactieve momenten in de presentatie in te bouwen, houd je het publiek actief betrokken en geboeid. Interactiviteit kun je voorzien door: 

  • Vragen te laten stellen op door jou bepaalde momenten, bijvoorbeeld na het afronden van een bepaald topic of hoofdstuk.
  • Q & A of chat opzetten waar zowel jij (spreker) als de deelnemers hun vragen kunnen posten. Deze vragen kunnen in de Q&A/chat zowel publiek als privé beantwoord worden.
  • Poll of quiz toevoegen die tijdens de presentatie beantwoord wordt en waarvan het resultaat direct zichtbaar is voor iedereen. Dit creëert meteen ruimte voor dialoog en interessante discussies met je publiek. 

Presenteren van een webinar 

Een presentatie geven zonder dat je fysiek contact hebt met de deelnemers is naast de technische aspecten een erg grootse verandering. Je communiceert met je publiek via een camera en je bent  slechts gedeeltelijk zichtbaar voor je publiek. Je zult dus ook als presentator dus het roer om moeten gooien en enkele zaken aan moeten passen naar dit digitale format. 

  • Positionering voor de camera: zorg dat je ver genoeg van de camera zit zodat meer dan alleen je gezicht zichtbaar is.
  • Probeer eens staand een webinar te presenteren. Het geeft een meer actieve indruk.
  • Omdat je niet je hele lichaam kunt gebruiken, zal je je gezicht moeten gebruiken voor de ondersteunende non-verbale communicatie. Let dus op je gezichtsuitdrukking.
  • En, alsjeblief, lees je slides niet klakkeloos af. Vertel een verhaal! Maar dat geldt natuurlijk voor elke presentatie. 

Techniek

Bij het organiseren van een webinar komt een technische kant kijken die we vaak niet gewend zijn. Een webinar is net iets meer dan een online meeting. Beeld, geluid, verschillende sprekers met PowerPoint presentaties, ... Het moet allemaal in goede banen geleid worden. Gelukkig zijn er enkele handige platformen die hiervoor kunnen worden ingezet. Het gebruik van het juiste platform om je webinar te hosten is een belangrijke keuze. Zoom en Teams hebben beide een (betalende) uitbreiding om een webinar mee op te zetten. Zoom biedt daarin de meest interactieve mogelijkheden.  

Voor een online meeting is de ingebouwde microfoon in de computer vaak voldoende. Maar voor een webinar adviseren we toch om er een externe microfoon bij te nemen voor een goede geluidskwaliteit.  

En last but not least: vergeet niet om vooraf alles goed te testen voordat je live gaat met je webinar. Niks zo vervelend als stressvolle, technische struggles op het moment zelf.  

Aanbod SmartPresentations 

Als specialist in PowerPoint design, presentatieadvies en coaching weten we maar al te goed dat ook bij het geven van een webinar je reputatie op het spel staat. Meer nog dan bij een fysieke presentatie haakt je publiek zonder probleem af als het niet boeiend genoeg is. Daarom bieden we een compleet pakket om je hierbij te helpen: 

  • Voorbereidingen
  • Verhaalopbouw
  • PowerPoint uitwerken
  • Technische hosting van de webinar via Zoom
  • Opvolging 

Ben je al begonnen met het geven van webinars?
Laat ons dan even meekijken. We maken een uitgebreide analyse en bezorgen je suggesties tot professionalisering en verbetering. 
Stuur een mail naar harald@smartpresentations.be